Hoe het werkt

Voor de gebruikers van Suite MKB is het voordeel dat ze een selectie uit je assortiment kunnen maken en dat ze werken met actuele prijzen en artikelinformatie. Uiteindelijk zorgt dat voor sneller en makkelijker werken en lagere foutmarges.

Voor jullie als leverancier kan je op één plek je artikelbestand delen en zo meerdere klanten bedienen. Ook kan je inkoopoffertes en -orders ontvangen als xml bestand en weer inlezen in je eigen systeem, dat verlaagt de kans op fouten en bespaart tijd in order invoer en communicatie.

Nee, het is helemaal gratis. De gebruikers van Suite MKB betalen een vast bedrag voor toegang tot de bibliotheek. Daardoor zijn er voor deelnemers geen kosten verbonden aan het delen van je assortiment. 

Nee, voordat een Suite MKB klant jullie assortiment kan zien moet je daarvoor eerst akkoord geven. Dit aanvraag proces is volledig digitaal en gaat via het deelnemersportaal. Je krijgt via de mail een aanvraag van een gebruiker en die kan je dan goedkeuren of afwijzen.

Onder je deelnemer instellingen zit ook de optie 'Automatisch goedkeuren'. Is dat ingeschakeld dan worden aanvragen direct goedgekeurd, je krijgt hier wel een e-mailbericht van.

Het vullen of bijwerken van de bibliotheek producten gaat met een CSV bestand, dat is een Excelbestand zonder opmaak.

Heb je een Excel bestand, sla deze dan op als 'CSV UTF-8 (door komma' s gescheiden) (*.csv)'. De eerste rij mag kolomtitels bevatten, deze rij wordt niet ingelezen.

In het csv bestand staan deze kolommen naast elkaar: Nummer; Product; Adviesprijs excl. btw; Eenheid; Btw-groep; Deeplink; Afbeelding; Kortingsgroep; Omschrijving.

De eerste drie kolommen zijn verplicht

• Het artikelnummer;
• De productnaam;
• Adviesprijs excl. btw

De overige kolommen zijn optioneel:

• Eenheid: als je dit leeg laat wordt 'stk' gebruikt;
• Btw-groep: als je dit leeg laat wordt 'hoog' gebruikt, mogelijke waarden zijn hoog/laag of 21/9;
• Deeplink: een deeplink is een verwijzing (url) naar een pagina op een website met meer informatie over het product of de productgroep;
• Afbeelding: dit mag een bestandsnaam of een url zijn. Een url werkt het makkelijkst omdat je dan de bestanden niet naar ons hoeft te mailen;
• Kortingsgroep: deze mag letters, cijfers en het koppelteken (-) bevatten. Per kortingsgroep kan de gebruiker een kortingspercentage invullen. Op basis van de adviesprijs wordt dan de inkoopprijs berekend.
• Omschrijving: korte tekst die basis html kan bevatten, zoals <p> voor een alinea.

Laat een kolom leeg als je geen waarde wil meegeven.

Het makkelijkste is om in het csv bestand een url mee te geven. Upload bijvoorbeeld al je product afbeeldingen naar een map op je eigen webserver zodat het adres wordt 'www.mijndomein.nl/bibliotheek/artikelnummer.jpg'. Vervolgens geef je dat adres (url) mee in het csv bestand in de kolom afbeelding.

Gebruik je voor afbeelding een bestandsnaam, stuur ons dan via WeTransfer de map met de afbeeldingen.

Overige tips bij afbeeldingen

• Qua resolutie volstaat een afbeelding van maximaal 1000 x 1000 pixels;
• Gebruik bij voorkeur het .webp, .jpg of .png formaat;
• Gebruik als bestandsnaam het artikelnummer, dan is het direct uniek en kan je alle bestanden in één map plaatsen.

Je kan in het csv bestand per product een prijs meegeven. Deze prijs kan de 'Adviesprijs excl. btw' zijn of de 'Kostprijs excl. btw'. Vooraf wordt door ons ingesteld of je werkt met adviesverkoopprijzen of kostprijzen als deelnemer.

Als de prijzen in de bibliotheek adviesprijzen zijn, dan kan de gebruiker zelf nog zijn kortingen instellen om tot een kostprijs te komen. Ook kunnen ze nog een opslag over de adviesprijs doen zodat de verkoopprijs hoger ligt dan de adviesprijs.

Als de prijzen in de bibliotheek kostprijzen zijn, dan kan de gebruiker zelf nog zijn opslag instellen om tot een verkoopprijs te komen.

Kortingsgroepen

Ook kan je een kortingsgroep meegeven per artikel. De 'Kortingsgroep' mag letters, cijfers en het koppelteken (-) bevatten, dus geen spaties of andere tekens.

Per kortingsgroep kan vervolgens jullie klant een kortingspercentage invullen in zijn eigen systeem. Op basis van de adviesprijs minus de korting wordt dan de inkoopprijs (kostprijs) berekend. Op deze manier weet je klant zijn marge op de producten.

Jullie klant kan ook nog een opslagpercentage invullen over de adviesprijs. Bijvoorbeeld als ze een verkoopprijs willen hanteren die 5% hoger ligt dan de adviesprijs.

Alleen als je (veel) wijzigingen hebt zoals nieuwe prijzen of een ander assortiment. Het mag uiteraard zo vaak als je wilt. Je kunt dit zelf via het deelnemersportaal door het uploaden van een csv bestand.

Je kunt een gewijzigd csv bestand telkens opnieuw uploaden, bijvoorbeeld bij nieuwe prijzen. Bestaande producten worden dan bijgewerkt op basis van het 'Nummer'. Wat je ook kan doen is alle producten eerst verwijderen (onder 'Mijn producten') en daarna het csv bestand weer uploaden. Zolang 'Nummer' hetzelfde blijft blijven geabonneerde producten bij eindgebruikers gekoppeld.

Nee, je kan je hele assortiment delen. Wel adviseren we een duidelijk assortiment aan te leveren anders wordt het zoeken en vinden van jullie producten voor de eindgebruiker moeilijker.

Ja dat kan, denk dan bijvoorbeeld aan een houten balk die in verschillende lengte maten leverbaar is. Je hebt dan een hoofdproduct nodig met de lengtes als uitvoeringen.

In het CSV bestand heb je dan 1 extra regel nodig voor het hoofdproduct. Het artikelnummer dat je gebruikt voor het hoofdproduct moet je bij elke uitvoering vermelden. Op die manier worden de uitvoeringen gekoppeld aan het hoofdproduct en zo bij elkaar gegroepeerd.

Geef het aan ons door (bibliotheek@suite-mkb.nl) als je wil werken met uitvoeringen, we stellen dan een andere CSV importdefinitie voor je in.

Lever je planten aan hoveniers die werken met Suite MKB dan is de WinTree koppeling ideaal.

Wat doet de koppeling?

De koppeling zorgt ervoor dat het assortiment elke nacht op werkdagen om 02:00 uur wordt bijgewerkt via de API.

Voor het bijwerken wordt de voorraad van alle maten in de bibliotheek op 0 gezet en daarna wordt de nieuwe update doorgevoerd. Maten die een half jaar niet zijn bijgewerkt worden automatisch verwijderd.

Assortiment en partijen

Heb je in WinTree meerdere partijen van dezelfde plantmaten, dan wordt de totale voorraad doorgezet en de hoogste prijs van de partijen.

Order- en offertekoppeling

Klanten die gebruik maken van Suite MKB module inkooporders kunnen deze ook digitaal versturen zodat deze automatisch als order binnenkomen in WinTree. Hiermee bespaar je op invoertijd en fouten.

Klanten die gebruik maken van Suite MKB module inkoopoffertes kunnen deze digitaal versturen zodat ze in WinTree binnenkomen als offerte. Zodra de offerte in WinTree wordt verstuurd wordt deze automatisch weer digitaal in Suite MKB ingelezen. Per regel wordt dan verwerkt of het leverbaar is en tegen welke prijs en of er eventueel alternatieven zijn..

Toegang verlenen + klantnummers

In de lijst met 'Mijn klanten' in het deelnemersportaal (deze website) bepaal je welke hovenier jullie assortiment mag zien. Hier kan je ook het klantnummer invullen.

Wat kost deze koppeling?

TSD de leverancier van WinTree vraag € 150 euro excl. 21% btw per jaar voor deze koppeling. Klik hier voor de website van TSD.

Aan de kant van Suite MKB zijn hier geen kosten aan verbonden aangezien het aangesloten zijn als deelnemer bij de bibliotheek een gratis dienst is.

Als je werkt met een dealernetwerk kan je dit instellen bij de deelnemer instellingen. Als dit is ingesteld moet de klant zelf de dealer als leverancier instellen. Die leverancier moet dan in hun eigen relatiebeheer staan en anders moeten ze die aanmaken.

Bij de producten die jullie in de bibliotheek zetten komt dan de informatie van de dealer te staan.